Chính sách cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ
- ① Hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty
- Đối với Hội đồng quản trị, Quy chế của Hội đồng quản trị đã được thiết lập để đảm bảo hoạt động đúng đắn và ngoài các cuộc họp Hội đồng quản trị định kỳ hàng tháng, các cuộc họp được tổ chức khi cần thiết để thúc đẩy giao tiếp giữa các Giám đốc, giám sát lẫn nhau việc thực hiện kinh doanh và ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật và Điều lệ công ty
Nếu giám đốc phát hiện hành vi vi phạm pháp luật và quy định của giám đốc khác, công ty sẽ báo cáo ngay với kiểm toán viên và hội đồng quản trị, từ đó thiết lập một hệ thống quản trị được củng cố - ② Hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc
- Công ty chúng tôi bảo quản tài liệu, vv dựa trên luật pháp và quy định nội bộ Ngoài ra, việc quản lý thông tin sẽ được xử lý bằng cách thiết lập các quy định quản lý tài liệu và các quy tắc chi tiết để xử lý các tài liệu mật
- ③ Các quy định và hệ thống khác liên quan đến quản lý rủi ro thua lỗ
- Là nền tảng của hệ thống quản lý rủi ro, công ty chúng tôi sẽ xây dựng các quy định quản lý rủi ro chi phối việc quản lý rủi ro cho toàn bộ tập đoàn và sẽ xây dựng hệ thống quản lý rủi ro theo các quy định này Trong trường hợp xảy ra tình huống bất khả kháng, chúng tôi sẽ thành lập lực lượng đặc nhiệm, tổ chức đội liên lạc thông tin, ứng phó nhanh chóng và thiết lập hệ thống ngăn chặn, giảm thiểu thiệt hại lan rộng
- ④ Hệ thống đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện hiệu quả
- Công ty tổ chức họp Hội đồng quản trị định kỳ mỗi tháng một lần để quyết định những vấn đề quan trọng và giám sát tình hình điều hành kinh doanh của các giám đốc Về hoạt động kinh doanh, chúng tôi sẽ lập ngân sách hàng năm dựa trên môi trường kinh doanh trong tương lai và đặt ra các mục tiêu cho toàn công ty Mỗi bộ phận sẽ xây dựng và thực hiện các biện pháp cụ thể để đạt được mục tiêu của mình Công ty đã giới thiệu hệ thống cán bộ điều hành vào tháng 6 năm 2000 nhằm tách biệt chức năng ra quyết định/giám sát và chức năng điều hành kinh doanh, đồng thời tăng cường chức năng kiểm tra của Hội đồng quản trị Ngoài ra, để đáp ứng nhanh chóng với môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng, công ty đã sửa đổi điều lệ thành lập tại đại hội đồng cổ đông vào tháng 6 năm 2001, quy định nhiệm kỳ của các giám đốc là một năm
- ⑤ Hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty
-
- (1) Thiết lập quy tắc đạo đức làm cơ sở cho hệ thống tuân thủ
- (2) Văn phòng kiểm toán nội bộ sẽ được thành lập với tư cách là bộ phận kiểm toán nội bộ, báo cáo trực tiếp với chủ tịch
- (3) Trong trường hợp giám đốc phát hiện ra vi phạm pháp luật nghiêm trọng hoặc thực tế quan trọng khác liên quan đến việc tuân thủ trong Công ty, người đó phải báo cáo ngay cho kiểm toán viên công ty và báo cáo ngay tại cuộc họp hội đồng quản trị
- (4) Hệ thống báo cáo nội bộ sẽ được thiết lập làm hệ thống báo cáo nội bộ về các vi phạm pháp luật và các sự việc khác liên quan đến tuân thủ và sẽ được vận hành theo quy định báo cáo nội bộ
- (5) Nếu kiểm toán viên của công ty nhận thấy có vấn đề với hệ thống tuân thủ pháp luật của Công ty hoặc hoạt động của hệ thống tố giác, họ có thể nêu quan điểm của mình và yêu cầu xây dựng các biện pháp cải tiến
- ⑥ Hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của tập đoàn bao gồm Công ty và các công ty con
-
- (1) Giám đốc phải báo cáo cho kiểm toán viên công ty nếu họ phát hiện bất kỳ hành vi vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề quan trọng khác liên quan đến việc tuân thủ tại một công ty thuộc tập đoàn
- (2) Nếu công ty con xác định rằng nội dung quản lý kinh doanh hoặc hướng dẫn quản lý của Công ty vi phạm pháp luật hoặc quy định hoặc có các vấn đề tuân thủ khác thì công ty con phải báo cáo cho Văn phòng Kiểm toán Nội bộ Văn phòng Kiểm toán nội bộ phải báo cáo ngay cho các Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát và có quyền bày tỏ ý kiến của mình Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát có quyền bày tỏ ý kiến và yêu cầu xây dựng các biện pháp cải tiến
- ⑦ Hệ thống báo cáo cho Công ty về các vấn đề liên quan đến việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, vv của các công ty con
- Việc quản lý các công ty trong tập đoàn của chúng tôi dựa trên "Quy định quản lý công ty liên kết" và để hiểu chính xác chi tiết quản lý của các công ty trong tập đoàn, chúng tôi yêu cầu gửi tài liệu, vv nếu cần
Công ty tổ chức các cuộc họp định kỳ bốn lần một năm, do giám đốc đại diện của Công ty chủ trì để các công ty con báo cáo cho Công ty về kế hoạch kinh doanh, kết quả hoạt động và các thông tin quan trọng khác - ⑧ Hệ thống đảm bảo rằng nhiệm vụ của giám đốc, vv của các công ty con được thực hiện một cách hiệu quả
- Để làm rõ việc quản lý các công ty con của chúng tôi, thúc đẩy việc hướng dẫn và phát triển các công ty liên kết, đồng thời góp phần cải thiện công tác quản lý với tư cách là một tập đoàn công ty, chúng tôi đã thiết lập ``Quy định quản lý công ty liên kết'' để đảm bảo quản lý hiệu quả
- ⑨ Hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, vv và nhân viên của các công ty con tuân thủ luật pháp, quy định cũng như điều lệ của công ty
- Dựa trên "Quy định kiểm toán nội bộ", bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty phối hợp chặt chẽ với kiểm toán viên doanh nghiệp và kiểm toán viên kế toán để kiểm toán toàn tập đoàn, bao gồm cả các công ty con và báo cáo kết quả không chỉ cho bộ phận được kiểm toán mà còn cho các bộ phận liên quan, giám đốc đại diện và kiểm toán viên công ty
- ⑩ Hệ thống liên quan đến nhân viên hỗ trợ nhiệm vụ của kiểm toán viên công ty, các vấn đề liên quan đến tính độc lập của nhân viên đó với giám đốc và các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính hiệu quả của các hướng dẫn cho nhân viên đó
- Khi kiểm toán viên yêu cầu bổ nhiệm một nhân viên toàn thời gian để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của họ, nhân viên kiểm toán sẽ được bổ nhiệm để hỗ trợ kiểm toán viên thực hiện nhiệm vụ của họ Trợ lý Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát sẽ được Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát đánh giá và việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay đổi nhân sự, điều chỉnh lương vv của Trợ lý Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát sẽ do Hội đồng quản trị quyết định với sự đồng ý của Ban Kiểm toán, đảm bảo tính độc lập và hiệu quả trước Hội đồng quản trị
- ⑪ Hệ thống để giám đốc và nhân viên báo cáo với kiểm toán viên công ty, các hệ thống khác để báo cáo cho kiểm toán viên công ty và các hệ thống đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán của kiểm toán viên công ty được tiến hành một cách hiệu quả
- Khi các giám đốc phát hiện có khả năng xảy ra thiệt hại đáng kể cho công ty, họ phải báo cáo ngay cho kiểm toán viên theo quy định của pháp luật Ngoài các cuộc họp của Hội đồng quản trị, kiểm toán viên toàn thời gian của công ty sẽ kiểm tra các tài liệu phê duyệt và các tài liệu quan trọng khác liên quan đến việc thực hiện kinh doanh để hiểu các quy trình ra quyết định quan trọng và tình trạng thực hiện kinh doanh, đồng thời sẽ yêu cầu giải thích từ giám đốc hoặc nhân viên nếu cần thiết
Ngoài ra, kiểm toán viên doanh nghiệp sẽ nhận được giải trình về nội dung kiểm toán kế toán từ kiểm toán viên kế toán của Công ty, Taiyo LLC và sẽ cùng nhau làm việc bằng cách trao đổi thông tin - ⑫ Hệ thống dành cho giám đốc, kiểm toán viên, vv và nhân viên của các công ty con hoặc người nhận báo cáo từ những người này để báo cáo cho kiểm toán viên
- Nếu các cán bộ và nhân viên trong tập đoàn của chúng tôi được kiểm toán viên của công ty chúng tôi yêu cầu báo cáo về việc thực hiện hoạt động kinh doanh hoặc nếu họ phát hiện ra rằng có một thực tế có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho công ty, họ phải báo cáo ngay cho kiểm toán viên của công ty chúng tôi Ngoài ra, kiểm toán viên doanh nghiệp có thể xem các văn bản phê duyệt và các văn bản quan trọng khác liên quan đến việc thực hiện hoạt động kinh doanh của Công ty và các công ty con
- ⑬ Hệ thống đảm bảo người báo cáo không bị đối xử bất lợi
- Nghiêm cấm một người đã báo cáo cho kiểm toán viên công ty bị đối xử bất lợi vì đã báo cáo như vậy
- ⑭ Các vấn đề liên quan đến thủ tục tạm ứng hoặc hoàn trả chi phí phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ của kiểm toán viên doanh nghiệp và các chính sách khác liên quan đến việc xử lý chi phí hoặc khoản nợ phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ
- Nếu có yêu cầu tạm ứng các chi phí cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ của kiểm toán viên thì các chi phí hoặc nghĩa vụ đó phải được thanh toán kịp thời
- ⑮ Khái niệm cơ bản về xóa bỏ các lực lượng chống đối xã hội và thực trạng phát triển của nó
- Là một thành viên của xã hội, công ty chúng tôi sẽ kiên quyết ứng phó với các thế lực chống đối xã hội đe dọa trật tự và an toàn của xã hội dân sự, đồng thời sẽ nỗ lực đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được điều này thông qua các cuộc họp nội bộ, đào tạo, vv Hơn nữa, trong trường hợp chúng tôi nhận được những yêu cầu vô lý từ các lực lượng chống đối xã hội, chúng tôi sẽ phản ứng một cách có hệ thống dưới sự chỉ đạo của viên chức phụ trách, đồng thời phối hợp với cảnh sát và luật sư, và chúng tôi sẽ không bao giờ đáp ứng những yêu cầu vô lý
- ⑯ Hệ thống đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính
- Để đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính của tập đoàn, chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan, cải thiện hệ thống nội bộ của mình và thiết lập một hệ thống để đánh giá định kỳ và liên tục tình trạng phát triển và hoạt động của hệ thống nội bộ của chúng tôi
